Firmendaten sind ein wertvolles Gut. Aber überall, wo Daten gespeichert werden, können diese auch verloren gehen, sei es durch einen Headcrash, Wasserschaden oder einfach nur menschliches Versagen.
Plötzlich friert der Bildschirm ein. „I/O read error“ oder „Boot device not found“ wird angezeigt. Verzeichnisstrukturen sind nur mehr teilweise auffindbar. Nichts geht mehr, wichtige Arbeitsdokumente scheinen verloren, man hat keinen Zugriff mehr auf zentrale Informationen. Dann ist guter Rat teuer. Denn Daten werden oft als das Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Wie bei Vergleichen üblich, hinkt auch dieser etwas. Denn während Öl nur einmalig verwendbar ist, kann der gleiche Datensatz immer wieder und für ganz unterschiedliche Zwecke verwendet und ausgewertet werden. Man kann aus Daten mehrfach Nutzen ziehen und sie für komplett neue Geschäftsprozesse verwenden.
Der Wert der Daten steigt
Längst haben Unternehmen den Wert von Daten erkannt. 80 Prozent betrachten Daten als extrem wertvoll oder investieren in Tools, um Daten in Zukunft für das Unternehmen zu monetarisieren. Zu diesem Ergebnis kommt der „Global Data Protection Index 2020“ von Dell Technologies nach einer Befragung von über 1.000 IT-Verantwortlichen in Unternehmen aus 15 Ländern. Doch überall, wo Daten gespeichert werden, können diese auch verloren gehen und sind dann für die Nutzerin bzw. den Nutzer nicht mehr verfügbar sind. Es bedeutet aber nicht, dass es keine Hoffnung mehr auf eine Wiederherstellung gibt. Bei einer Vielzahl der Fälle können verlorene Daten wieder abgerufen werden – wenn Profis ans Werk gehen.
Die Gründe für Datenverlust
Die möglichen Gründe für Datenverlust sind vielfältig. Ein falsches Netzteil wurde angesteckt, die Festplatte fiel zu Boden, es kam zu einem Headcrash oder Feuer- und Hochwasserschaden, möglicherweise wurde auch der USB-Stick defekt. Neben physischen oder mechanischen Fehlern wie diesen können Daten auch logischen Problemen (Schäden im Dateisystem), menschlichem Fehlverhalten (Daten unabsichtlich gelöscht), aber auch Sabotage durch Hackerangriffe zum Opfer fallen. Je wertvoller Daten für ein Unternehmen werden, umso teurer ist deren Verlust. 2,13 Terabyte – diese Datenmenge ging Unternehmen nach Angaben von Dell Technologies im Schnitt im Jahr 2019 verloren. Dadurch entstanden Kosten in der Höhe von mehr als einer Million Dollar. Im Ernstfall ist jedoch nur ein Drittel der Firmen zuversichtlich, die Daten wieder vollständig herstellen zu können.
Die wichtigsten Grundregeln bei einem drohenden Datenverlust:
- Ruhe bewahren, denn übereilte Do-it-yourself-Reparaturen führen nur selten zum Erfolg.
- Das Gerät nicht erneut unter Strom setzen. Physische Schäden könnten sich dadurch verschlimmern.
- Bei defekten Dateien oder Dokumenten (z.B. 0-Byte-Problem) nicht mehr auf dem Datenträger arbeiten. Je länger das System weiterläuft und Daten verarbeitet, desto wahrscheinlicher werden die benötigten Daten überschrieben.
- Bei einem Wasserschaden (z.B. Rohrbruch, verschüttetes Getränk) nicht mit Fön, Heizung oder Backofen zu trocknen versuchen. Die Festplatte sollte in ein leicht feuchtes Tuch eingewickelt werden. Dadurch soll die Trocknung und in weiterer Folge Korrosionsbildung vermieden werden.
- Eine HDD-Festplatte nur in einem Reinraum von geschulten Technikerinnen und Technikern öffnen lassen. Bereits Staubteilchen reichen aus, um einen Headcrash zu verursachen. Zur Veranschaulichung: Die Schreib-/Leseköpfe schweben auf einem lediglich drei Nanometer (Nm) starken Luftkissen. Ein Haar hat einen Durchmesser von etwa 50.000 Nm.
- Wenn die verlorenen Daten wirklich wichtig sind, keine Selbstversuche starten, sondern direkt an einen professionellen Datenrettungsanbieter wenden.
Drei leicht vermeidbare Fehler:
- Selbst im Cloud-Zeitalter verwenden immer noch 30 Prozent der Unternehmen Tapes als Backup-Lösungen.
- Beim Backup-Management wird fallweise auf die Daten von Smartphones und Tablets, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen, vergessen. Auch deren Verlust kann schwerwiegend sein.
- Besonders in Zeiten des verstärkten Home-Office durch die Corona-Pandemie steigt die Gefahr, dass die Datensicherung entfällt. Im internen Firmennetzwerk werden normalerweise die Dateien regelmäßig und automatisch gesichert. Arbeitet das Team jedoch von zu Hause, entfällt dies in manchen Fällen. Dokumente bleiben am Laptop oder PC zu Hause gespeichert, das zentrale Backup der Firma kann auf diese nicht zugreifen und somit auch nicht sichern.
Drei Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, bevor der Bildschirm einfriert:
- Wie sollen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ernstfall verhalten?
- Welche professionellen Datenretter gibt es?
- Nach welchen Kriterien wähle ich das Unternehmen meines Vertrauens aus?