Drei Player in der New-Work-World machen vor, wie man Meetingzeit besser nutzt – oder sogar ganz vermeidet.
Wer von einer Besprechung in die nächste hetzt, kommt dazwischen zu kaum etwas. Zu kurz ist die Zeit, um sich wirklich auf Sitzungen vorzubereiten, die Arbeit bleibt liegen, der Frust steigt. Und sehr viele überkommt das Gefühl, in den Meetings nicht unbedingt etwas weiterzubringen. MARI€ hat sich in der Welt der New Work umgesehen, um die drei überzeugendsten Best-Practice-Beispiele für mehr Meeting-Effizienz zu finden.
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Gut vorbereitet ins Meeting starten
Das Softwareunternehmen Prezi hat die Produktivität von Meetings durch eine klare, iterativ erarbeitete Agenda deutlich erhöht. Mit der Tagesordnung werden gleich auch Vorabinformationen verschickt. Dadurch können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele Themen bereits im Vorfeld abarbeiten, aber auch selbst Themen auf die Agenda setzen.
Agenda schon vorher abarbeiten
Andere Unternehmen gehen noch weiter: Mit gezielten Maßnahmen wollen sie Meetings überhaupt vermeiden. Ein Beispiel dafür ist das Immobilien-Start-up Share Space. Erst nach einem dreistufigen Prozess darf eine Online-Besprechung stattfinden. Zunächst muss die Organisatorin bzw. der Organisator den Zweck des Meetings klar definieren. Danach muss sie bzw. er eine Agenda festlegen, in der die Themen als Fragen formuliert sind.
Diese Tagesordnung wird an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer geschickt, die gebeten werden, die Fragen per E-Mail zu beantworten. Erst wenn sich das als unmöglich herausstellt, findet eine Online-Sitzung statt. Die 15 Minuten maximale Dauer ergeben sich durch die intensiven Vorarbeiten aller Beteiligten oft von allein.
Endlich Schluss mit "Zoom-Fatigue"
Mehrere Videocalls in Serie zu absolvieren, belastet nachweislich das Gehirn, wie eine Microsoft-Studie nachweist. Mit einer einfachen Regel lässt sich dieser messbare Stress leicht vermeiden. Welche des ist, erfährst du in unserem Beitrag Endlich Schluss mit "Zoom-Fatigue".
Schreiben statt reden
Richtig viel (schlechte) Erfahrung mit Online-Meetings hat offenbar der Automatisationsspezialist Zapier, der seit seiner Gründung im Jahr 2011 vollständig remote arbeitet. Jour-fixes, die oft langwierig und ineffizient waren und in denen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenseitig über Fortschritte informierten, wurden abgeschafft.
Stattdessen wurden in der Messaging-App Slack themenbezogene Kanäle eingerichtet und bestimmten Teammitgliedern zugeteilt. Bots fordern die jeweiligen Teammitglieder regelmäßig auf, Updates zu Problemen ihrer Arbeit in den Kanälen zu teilen, was bis heute tadellos funktioniert. Die bzw. der Vorgesetzte setzt erst dann eine Videokonferenz an, wenn endlose schriftliche Diskussionen in den Kanälen entstehen.