Schöne hybride Arbeitswelt: Wenn du dich auch nach dem fünften Online-Meeting noch frisch fühlen willst, musst du nur eine kleine Regel befolgen.
Spätestens seit der gesetzlichen Regelung zum Homeoffice im Vorjahr ist klar: Wir werden uns ans hybride Arbeiten gewöhnen müssen. Ein Teil des Teams zeigt physische Präsenz im Büro, während der andere daheim arbeitet. "Wir gehen davon aus, dass in Zukunft nahzu jedes Meeting hybrid sein wird", sagt Peter Weiss von der Erste Group, der das Projekt für "New Way of Working" leitet. Denn neue Arbeitsformen brauchen auch neue professionelle Umgangsformen.
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10 Minuten Pause gegen Hirn-Stress
Eins der vielen Wörter, die wir durch die Pandemie neu gelernt haben, ist "Zoom Fatique". Zoom-Fatigue beschreibt eine Müdigkeit oder gar Erschöpfung, die durch eine Serie langer, häufig wenig produktiver Video-Meetings entsteht. Eine Gehirnwellen-Studie von Microsoft zeigt, dass knapp aufeinander folgende virtuelle Besprechungen messbaren Stress bei den Teilnehmern erzeugt. Die Lösung ist denkbar einfach: 10 Minuten Pause zwischen den Meetings sorgen für eine Entlastung, die auch im Gehirnscan nachweisbar ist.
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Bei Online-Meetings in Serie entsteht Stress im Gehirn, der sich durch kurze Pausen dazwischen vermeiden lässt.
Inspiriert durch diese Studie lassen sich im Microsoft-Produkt Outlook nun kürzere Besprechungsstandards einstellen. Die Erste Group nutzt diese neue Funktion bereits. Virtuelle Meetings können in der gesamten Unternehmensgruppe nicht mehr von der vollen Stunde bis zur nächsten Stunde, sondern nur noch 50 Minuten dauern.
"Ein Auslöser für die 50-Minuten-Meetings war die Microsoft-Studie. Weitere Gründe waren die Ergebnisse unserer gruppenweiten Mitarbeiterbefragung sowie viele Gespräche mit Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Jahr 2020", sagt Weiss. "Wir haben daraus die Information bekommen, dass es wahnsinnig anstrengend ist, wenn ein Meeting unmittelbar auf das nächste folgt."
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Effizientere Meeting-Organisation entlastet
Die zeitliche Begrenzung virtueller und hybrider Besprechungen ist nur ein kleiner Teil des "New Way of Working" in der Erste Group. Es wird eine eigene Sharepoint-Site mit umfassenden Informationen und Webinaren angeboten. Auch dort für die Erste-Belegschaft zu finden: die "Calender Habits" und "Meeting Habits", zwei Leitfäden, die das Miteinander im hybriden Zeitalter erleichtern sollen.
"Im Outlook-Kalender muss man sofort sehen, ob jemand Zeit hat und ob die Person physisch da ist oder virtuell teilnimmt", nennt Weiss ein kleines Beispiel. Dafür wurden bei der Erste Group die Farbcodierungen in Outlook klar definiert, so dass ein Blick in den Kalender reicht. "Ansonsten erschwert das die Meeting-Koordination", sagt Weiss. Meetings sollen außerdem nur noch zwischen 8.30 und 17 Uhr stattfinden, außer alle Teilnehmer:innen vereinbaren etwas anderes.
Neue Wege der Zusammenarbeit
Wie die meisten Unternehmen in Österreich hat Corona im Winter 2019/2020 auch die Erste Group ins Homeoffice und damit in eine neue Situation gezwungen. Technisch war Österreichs größte Bank dafür gut gerüstet, weil Home-Office bereits seit vielen Jahren gelebt wird. Doch schnell stellte sich heraus, dass "Remote Work" nicht nur eine IT-Frage ist, sondern dass es darum geht, neue Wege der Zusammenarbeit zu bereiten.
Mit Peter Weiss als Projektleiter setzte die Erste Group das Projekt "New Way of Working" auf. Zusammen mit einem multidisziplinären Team aus Expertinnen und Experten entwickelt das Projektteam Maßnahmen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte der Erste Group beim "neuen Arbeiten" unterstützen sollen. "Es ist uns wichtig, dass es den Menschen sowohl im Büro als auch im Home-Office gut geht", sagt Weiss.