Oft muss man nur an ein paar kleinen Schrauben drehen, um die Produktivität im Firmenalltag zu steigern: Wir haben da ein paar Tipps.
Produktivität ist das Verhältnis zwischen Input und Output. Willst du die Produktivität steigern, hast du zwei Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Du verringerst den Aufwand, der für ein Ergebnis notwendig ist. Möglichkeit 2: Bei gleichem Aufwand verbesserst du das Ergebnis.
Nehmen wir eine Programmiererin als Beispiel: Findet sie eine „Abkürzung“, um ihre Abläufe effizienter zu gestalten, kann sie möglicherweise zwei Projekte in der Arbeitszeit von einem erledigen. Sie kann aber auch einen Weg finden, weniger Zeit aufzuwenden, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Beides bedeutet eine Steigerung der Produktivität.
Dabei ist die Arbeitszeit natürlich nicht die einzige Größe auf der Input-Seite. Hier spielen mehrere Variablen zusammen: Know-how, kreatives Potenzial, Konzentration und natürlich Kapital und Material. Welche Maßnahmen zu mehr Produktivität führen, hängt daher im Wesentlichen von der Art der Arbeit ab. Dennoch gibt es ein paar allgemeingültige Strategien, die dir helfen, die Produktivität im eigenen Unternehmen zu steigern:
1. Spaß an der Arbeit
No, na … aber es ist halt einfach so: Wer Dienst nach Vorschrift tut, hat noch selten Höchstleistungen erbracht. Sorge also dafür, dass alle im Team Spaß haben, und du steigerst die Produktivität. Natürlich gibt es Tätigkeiten, die tendenziell fad sind. Wer hat schon Lust auf Inventur? Eine Wohlfühlumgebung, Musik oder richtig guter Kaffee können dazu beitragen, dass das innere Freude-Level auch bei derart monotonen Abläufen steigt.
2. Arbeitsplatz gestalten
Wer Leistung bringen will, braucht eine stimmige Umgebung. Das beginnt schon bei der Beleuchtung. Sorge für möglichst viel Tageslicht, denn das hält wach! Ähnlich ist es mit der Körperhaltung: Wer ergonomisch sitzt oder gar zwischen Sitzen und Stehen wechselt, kann sich besser konzentrieren. Und dann ist da noch die Frage der Ordnung. Chaos, sagt man, sei kreativ. In Wahrheit schafft Unordnung eher nur Stress. Wer will schon kurz vor einer Videokonferenz nach Arbeitsbrille, Ladekabel oder Headset suchen? Daher: Sorge für eine aufgeräumte, klare Arbeitsumgebung, und du kannst dich entspannen.
3. Stress versus Arbeiten im Flow
Ein gewisser Druck kann vorübergehend die Leistung steigern. Hält der Stress jedoch an, sinkt die Produktivität – spätestens dann, wenn er zur permanenten Übermüdung und Krankheit führt. Daher heißt es, Stresssignale im eigenen Team früh erkennen und darauf reagieren, etwa, indem du Aufgaben delegierst. Ideal ist das Arbeiten im Flow: Wer in diesen beglückenden Zustand völliger Vertiefung gerät, ist weder gelangweilt noch überfordert, sondern geht ganz in der Aufgabe auf.
4. Arbeitszeit richtig wählen
Mehr Arbeitsstunden in ein Projekt zu stecken bedeutet nicht automatisch ein besseres Ergebnis. Tatsächlich gibt es einen Punkt, an dem die Produktivität rapide absinkt. Laut einer OECD-Studie ist das im Durchschnitt nach 50 Wochenstunden der Fall. Für kreative und wissensbasierte Arbeit ist die produktive Zeitspanne sogar deutlich kürzer. Hier sind flexible Arbeitszeiten besonders förderlich, um dem kreativen Fluss freien Lauf zu lassen.
6. Prioritäten richtig setzen
Wer sich leicht in Kleinigkeiten verzettelt, kann sich statt der einfachen To-do-Liste auch ein System zulegen, das Wesentliches von Nebensächlichem unterscheidet. Wirksam ist das Eisenhower-Prinzip: Ordne alle Aufgaben in ein Koordinatensystem ein, das wichtig/unwichtig sowie dringend/nicht dringend unterscheidet. So erhältst du vier „Boxen“. Erledige Arbeiten in der Box „wichtig und dringend“ sofort! Weniger wichtige, dennoch dringende Aufgaben kannst du im Idealfall delegieren. Die Aufgaben unter „wichtig und nicht dringend“ trägst du in den Kalender ein. Bleiben die unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben: Die kannst du getrost zunächst mal ignorieren.
7. Wecker stellen, fokussieren
E-Mails, Twitter, WhatsApp … wenn das Handy ständig bei der Arbeit stört, geht nichts weiter. Probiere es doch mal mit der Pomodoro-Technik: Dazu stellst du einen einfachen Küchenwecker auf eine halbe Stunde und fokussierst dich in dieser Zeit allein auf eine einzige Aufgabe. Wenn der Wecker klingelt, hast du 5 Minuten Zeit, um Nachrichten zu checken und Mails zu beantworten. Mach dir diese ablenkungsfreien Zeiten zur Gewohnheit, und du wirst sehen, wie viel du plötzlich erledigst! Mehr erfährst du in dieser Broschüre zur effizienten Online-Arbeit.
8. Einfach mal canceln
Mach dir eine mentale Liste: Welche Meetings sind notwendig, welche bringen im Grunde nichts? Was ließe sich auch durch ein E-Mail oder Telefongespräch klären? Und dann – sag ab. Lerne, auch dann „nein“ zu sagen, wenn dir jemand die Zeit raubt oder Arbeit aufhalst, die eigentlich nicht die deine ist.
9. Körperliche Bedürfnisse beachten
Die meisten Menschen können sich in der Früh am besten konzentrieren. Andere laufen erst am Nachmittag zu Höchstform auf. Am persönlichen Biorhythmus lässt sich nichts ändern, darum wirst du dann am produktivsten sein, wenn du ihn in deiner Planung berücksichtigst. Erledige anspruchsvolle Tätigkeiten, wenn deine Produktivität am höchsten ist, und verschiebe Routinejobs auf später. Ähnlich verhält es sich mit Bedürfnissen wie Essen und Trinken: Höre auf deinen Körper, achte auf Hunger- und Durstsignale, und du wirst im Endeffekt mehr leisten.
10. Pausen machen!
Ja. Richtig gelesen. Pausen steigern die Produktivität. Vor allem bei Kopfarbeit. Pausen solltest du, wenn möglich, nicht am Schreibtisch oder in deiner gewohnten Arbeitsumgebung verbringen. Komm stattdessen in Bewegung, atme frische Luft und lass deine Augen wandern. Oft genügt schon ein Spaziergang von fünfzehn Minuten, um die Durchblutung in Gang zu bringen. Abwechslung ist gut für den Körper, gut fürs Gehirn und somit gut, um anschließend wieder frisch ans Werk zu gehen.